Quellen kuratieren
Ein gemeinsamer Ordner enthält oft Entwürfe, veraltete Versionen und widersprüchliche Angaben. Legen Sie fest, welche Dokumente verbindlich sind und wer sie pflegt, bevor Sie einen Assistenten darauf aufbauen.
Berechtigungen erhalten
Eine neue Suchoberfläche darf bestehende Zugriffsgrenzen nicht umgehen. Ein Nutzer sollte nur Antworten aus Dokumenten erhalten, die er auch direkt lesen dürfte.
Antworten nachvollziehbar machen
Quellenlinks erleichtern die Prüfung. Sie ersetzen sie aber nicht: Eine Quelle kann unpassend oder veraltet sein. Testen Sie, ob die zitierte Passage die konkrete Antwort tatsächlich stützt.
Wissenslücken zulassen
Wenn eine belastbare Quelle fehlt, sollte das System dies sagen und einen nächsten Schritt anbieten. Eine weitergeleitete Frage ist hilfreicher als eine selbstsicher erfundene Antwort.
Eine kleine Quellenliste ist ein guter Start
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Bestand freigegebener Dokumente. Notieren Sie zu jeder Quelle eine verantwortliche Person, den gültigen Stand und die Zielgruppe. Ein Dokument ohne klare Zuständigkeit wird schnell veraltet, auch wenn die Suche technisch gut funktioniert. Doppelte oder widersprüchliche Inhalte sollten vor der Integration geklärt werden. Die Antwortqualität hängt davon ab, ob sich eine verbindliche Grundlage überhaupt finden lässt.
Mit unterschiedlichen Benutzerrollen testen
Ein Test mit einem Administratorkonto reicht nicht aus. Prüfen Sie dieselbe Frage mit verschiedenen Rollen und kontrollieren Sie, ob vertrauliche Quellen ausgeschlossen bleiben. Beachten Sie auch Metadaten wie Dateinamen, Auszüge und Trefferlisten: Schon sie können Informationen verraten. Wenn ein Zugriff im Quellsystem entzogen wird, muss dies nach dem vereinbarten Aktualisierungsverfahren auch in der Suche wirksam werden.
Quellenqualität von Antwortqualität trennen
Die Suche kann eine passende Quelle finden und trotzdem eine ungenaue Zusammenfassung erzeugen. Bewerten Sie deshalb beide Schritte einzeln. Erstens: Wurde die richtige und aktuelle Passage gefunden? Zweitens: Gibt die Antwort deren Aussage korrekt wieder? Drittens: Ist erkennbar, welche Teile der Frage unbeantwortet bleiben? Diese Trennung hilft, die Ursache eines Fehlers zu finden, statt nur die Formulierung der Antwort zu verändern.
Wissenspflege gehört zum laufenden Betrieb
Legen Sie fest, wie neue Dokumente freigegeben, alte Versionen ersetzt und gelöschte Inhalte entfernt werden. Eine Rückmeldemöglichkeit für falsche oder unvollständige Antworten unterstützt die Pflege, ersetzt aber keine Zuständigkeit. Besonders häufige offene Fragen können Hinweise auf fehlende Dokumentation geben. So verbessert ein Assistent im besten Fall nicht nur den Zugang zum Wissen, sondern zeigt auch, wo der Wissensbestand ergänzt werden sollte.